”Hvordan gør man sin forsyningskæde digital”

Ligeså mange fordele, der er ved at digitalisere sin forsyningskæde, ligeså mange måder er der at gøre det på. For at få succes og høste fordelene, er det afgørende at anlægge en pragmatisk indgangsvinkel og søge at ramme sine samarbejdspartnere der, hvor de er. Det vigtigste er, at rejsen mod den digitale forsyningskæde startes, og fortsættes gennem et program. Denne artikel er den anden i en serie på fire artikler, der behandler, hvorfor den digitale forsyningskæde er bedre og derefter beskriver, hvilke løsninger man kan bruge og hvordan de implementeres. 

Forsyningskæden
Betragter man den principelle forsyningskæde, består denne af tre primære strømme; varer (eller services), informationer samt penge, der alle sikrer samhandel mellem legale enheder. Det grundlæggende værende, at ingen samhandel foregår medmindre information udveksles.  

Digitalisering af informationsstrømme har målbare positive effekter på både top- og bundlinje. På bundlinjen vil tidsbesparelser og bedre datakvalitet give en omkostningsreduktion. På toplinjen vil et mere præcist leveranceapperat drive et øget salg og en bedre kunderelation. 

De største fordele er de indirekte, der opstår ved at have den umiddelbare gennemsigtighed til, hvad der foregår i ens forsyningskæde. Dette giver en omgående indsigt og kontrol, samt muligheden for at informerede beslutninger. Genvinsten er, at der opnås en markant mere effektiv eksekvering af forsyningskæden. 

Muligheder for digitalisering af forsyningskæden
En forsyningskæde som oftest et komplekst apparat med flere interne og eksterne aktører og systemer. I den perfekte verden kører alle ens samhandelspartnere på samme måde som en selv og er alle i stand til at udveksle informationer digitalt. Man kan altså ”bare” forbinde sig til hinanden – hurtigt, nemt og billigt. I den virkelige verden er det meget sjældent sådan. Typisk har man adskillige samhandelspartnere, der har forskellige tekniske set-up’s – nogen vil være fuldstændig styret af komplekse ERP systemer, mens andre vil styre deres forretning i dedikerede workflow systemer, meget simple ERP systemer, eller slet og ret vha. Excel-ark. Vi kan altså tale om forskellige stadier af kompleksitet og teknologisk modenhed – f.eks. kan en lille underleverandør af lavteknologiske dele fra et udviklingsland godt have svært ved at sende og modtage elektroniske dokumenter. Omvendt vil en stor leverandør af højteknologiske komponenter formentlig ikke alene være i stand til at udveksle elektroniske dokumenter, men også forvente eller kræve det. Der vil altså være forskellige krav og muligheder for en digitalisering af forsyningskæden. 

Adskillige dokumenter udveksles i en forsyningskæde – fra kataloger, prisforespørgsler, ordrer til fakturaer og kreditnotaer med videre. Fælles for dem alle er, at de kan digitaliseres. En digitalisering kan overordnet set gøres på følgende måder:

• EDI - Der etableres digital udveksling af dokumenter med de enkelte samarbejdspartnere enten som en direkte en-til-en relation eller via EDI-huse. EDI er den mest korrekte, mest effektive og dyreste løsning.
• Online portal med up- og download eller manuel indtastning - Samarbejdspartnere logger på portal og up- og downloader dokumenter til og fra respektive samhandelspartnere inkl. mulighed for manuel indtastning for de samhandelspartnere, der ikke er i stand til at up-loade dokumenter digitalt.
• Digitalt til fysisk & vice versa - Konvertering af digitale dokumenter til PDF for email eller print & omvendt med scanning og digitalisering af fysiske og PDF dokumenter.

Det afgørende er at antage en pragmatisk indgangsvinkel og ikke forvente eller forlange det rendyrkede EDI set-up med alle for derved at ekskludere en række samhandelspartnere. Vælg i stedet de løsninger, der er mulige for de enkelte.

Samarbejdspartnerens teknologiske modenhed samt størrelsen samhandel afgør, hvilken form af digital dokument udveksling man bør vælge.

Udover de rent tekniske muligheder for at udveksle dokumenter digitalt, er der yderligere den kompleksitet, at mange firmaer anvender forskellige dokumentformater og datastrukturer. Det indebærer, at de skal mappes til hinanden for at kunne indgå i den respektive partners system.  Hvis man har mange samarbejdspartnere, kan det hurtigt blive et komplekst set-up med mange en-til-en mapninger og forbindelser, der skal sættes op og vedligeholdes. Derfor vælger mange at outsource deres digitale dokument- eller informationsudveksling til EDI-huse. Ved at benytte et EDI-hus til sin digitale dokumentudveksling har man kun én forbindelse at bekymre sig om – denne ene forbindelse er igen forbundet til en rækkes andre EDI-huse via et netværk (VAN).  

Et in-sourcet set-up kan medføre en meget kompleks verden med adskillige kommunikationslinjer, der skal styres. I den out-sourcede model, har man én linje ind til EDI-huset i midten, der så igen sikrer kommunikation med alle ens samarbejdspartnere – fra mange en-til-en forbindelser til en-til-mange.  Det grundlæggende er, at ved flere samhandelspartnere er det nemmere, hurtigere og billigere at bruge et EDI-hus.

Hvad er de første skridt mod en digitalisering af forsyningskæden
Inden man bevæger sig ud i overvejelser om, hvilke tekniske løsninger man skal bruge, er der en række betragtninger man bør gøre sig. For at være sikker på at høste fordelene ved en digital forsyningskæde, er der tre principielle betragtninger man gøre sig:

• Hvilke direkte og indirekte fordele forventes realiseret gennem initiativet? Dette vil typisk være en indledende analyse af ens end2end forsyningskæde med henblik på at anskueliggøre, hvor en hurtigere og mere præcis informationsudveksling vil forbedrer den.
• Hvilke dokumenter og hermed information er berørte og hvem er de primære aktører, der skal udveksles imellem?
• Hvad er virksomhedens eget tekniske modenheds niveau i relation til muligheden for at sende og modtage dokumenter digitalt.

Når disse principelle betragtninger er klarlagt, er man klar til at tage de næste skridt på rejsen mod at digitalisere sin forsyningskæde – man ved med andre ord, hvad ens eget ståsted er og hvor man ønsker at komme hen. Herefter påbegyndes vurderingen af ens omverden og relationer – altså ens samarbejdspartnere. I vores næste artikel gennemgåes, hvordan dette kan gøres.