Arlas vej til at opfylde EU-regulativ 1169

Da Jan Nørgaard, salgsudviklingschef i Arla, stødte på EU-regulativ 1169 for første gang, tænkte han, at det var noget administrativt bøvl. Regulativet stiller kort fortalt krav om en udvidet næringsdeklaration på fødevareemballager, hvor blandt andet andelen af salt, sukkerarter og mættet fedt, tydeligt skal fremgå. Desuden skal eventuelle allergener fremhæves.  

Hos Arla valgte man dog at vende bøtten om og betragte regulativ 1169, der trådte i kraft 16. december 2014, som en mulighed for et generelt løft af kvaliteten i produktdata fremfor bøvl. Derfor startede mejerikoncernen allerede arbejdet med at leve op til regulativet i 2012.

Samtidig greb Jan Nørgaard chancen for at optimere de interne processer og ensrette stamdata med det formål at samle det hele i datapoolen GS1 Trade Sync. Intentionen var at integrere stamdata fra Arlas administrative it-systemer i stedet for, at stamdata lå i mange forskellige regneark til kunderne.

Læs også: Dansk fødevaresektor er under datafangst-pres

Det skulle være nemmere at arbejde med og vedligeholde, og store kunder som Dansk Supermarked og Coop skulle selv kunne hente den relevante produktinformation i den fælles datapool, som man i fødevarebranchen er enedes om at benytte fremover.

”Vi har mange it-systemer i Arla, og produkt-stamdata ligger mange forskellige steder. For eksempel har vores kvalitetsafdeling, der blandt andet står for at beregne hvor meget fedt, protein og så videre, der er i produkterne, sit eget system”, fortæller Jan Nørgaard. Han sidder selv i den danske salgsafdeling, der modtager produktdata fra en række produktchefer, som har ansvaret for, at emballagerne er korrekte og overholder lovgivningen.

Stor udfordring
Når de forskellige it-systemer ikke er integreret, skal den samme data vedligeholdes mange steder. Derfor var det afgørende for Jan Nørgaard, at de nye datafelter, som regulativ 1169 foreskrev, skulle kunne trækkes videre over i andre it-systemer.

Han lægger ikke skjul på, at processen med at få integreret data har været en af de store udfordringer ved implementeringen af regulativ 1169.

”Det er et stort internt arbejde at få skrevet guidelines, tjeklister og i det hele taget få it-systemerne til at spille sammen. Alt det, vi foretager os i det ene system, skal kunne tages med over i et andet”, siger Jan Nørgaard. Han fortæller, at arbejdet er afsluttet i marketingsafdelingen, der har stået for al indsamling af data og dokumentation samt sikret, at næringsdeklarationerne blev opdateret på emballagerne.

Læs også: Milliard-investering i Arla til øget eksport og bæredygtighed

”Førsteprioriteten var at være klar med de udvidede produktdata på emballagen, når regulativet trådte i kraft i december. Fra den dato skulle den opdaterede information også fremgå af erhvervskundernes hjemmesider, hvilket stillede krav om fremsendelse at produktdata fra Arla”.

Tidligere havde hver kunde sit eget produktdatablad, der skulle hentes ud af Arlas it-system. Nu ligger det i stedet i den store fælles datapool. Og det giver flere fordele, påpeger Jan Nørgaard. Først og fremmest har det betydet, at kunderne får adgang til de nødvendige data på samme måde.

”Kunderne får jo ikke bare informationerne én gang, der kan komme ændringer i varedeklarationerne, og hvis procesflowet ikke er automatiseret i en vis grad, er der fare for, at produktinformationen ikke bliver opdateret. Det kan være svært at huske at opdatere et regneark manuelt på baggrund af en mailhenvendelse. Det problem har vi nu udryddet, da kunderne selv henter produktdata direkte i datapoolen. Og så sørger vi for, at vareinformationen er løbende opdateret”.

Underleverandørerne var ikke klar           
I alt har 8.000 af Arlas varenumre været berørt af regulativ 1169, da det også omfatter Arla i Sverige, England og Tyskland. I Danmark drejede det sig om cirka 2.500 varenumre. Så det var en stor opgave, da der også skulle indhentes information fra Arlas underleverandører.

”Det var et stort arbejde, da underleverandørerne ikke var klar til at afgive information om eksempelvis allergener”, siger Jan Nørgaard.

Er der egentlig plads på jeres emballager til al den information, der efterhånden stilles krav om?

”Hvis vi tager de små trekantede mælkekartoner, vi blandt andet kender fra kantiner, kan det være svært at få plads. Teksten skal stå med meget småt, og det er der også regler for. Faktisk siger loven, at der skal ligge en næringsdeklaration på produktet i kantinen, som kunderne kan bede om at se, hvis informationen ikke kan være på produktet”, fortæller Jan Nørgaard.