E-auktioner er et overset indkøbsværktøj i danske virksomheder

E-auktioner holder sit indtog i flere og flere lande. Det sker blandt andet i Tyskland, hvor tre ud af fire af de store virksomheder har berøring med e-auktioner, og hele 40 procent bruger dem jævnligt som et naturligt led i deres indkøbsproces. I Danmark er det stadig et fåtal af de store virksomheder, der benytter sig af e-auktioner på en systematisk måde. Men det kan hurtigt ændre sig i takt med den stigende fokus på yderligere optimering af indkøbsprocessen.

Den tyske indkøbs- og logistikforening BME har i samarbejde med University of Würzburg undersøgt de kontante fordele ved at implementere e-værktøjer i indkøbet. Analysen, der går under navnet Mood-Meter ePurchasing 2011, bygger på svar fra 228 tyske virksomheder, hvoraf 44,7 procent er store virksomheder med over 2.000 ansatte. Analysen viser, at:
• 70 procent mener, at e-auktioner er et relevant værktøj for indkøbere, og 40 procent benytter sig jævnligt af e-auktioner i deres indkøb
• 11,6 procent auktionerer mere end 50 procent af deres indkøb
• 50 procent benytter sig af et full-service e-auktionshus

Hvad er en e-auktion???
E-auktioner er en dynamisk efterfølger til elektroniske RFx. E-auktioner er også en såkaldt ”omvendt auktion”, hvor leverandørerne byder på levering af varer eller ydelser specificeret af køberen. De deltagende leverandører kan enten se den bedste pris hidtil (kaldes en ”pris-auktion”), eller de kan se deres egen rangering i auktionen sammenlignet med resten af konkurrenterne (kaldes enten en ”rank-auktion” eller en ”trafiklys – auktion”). I alle tilfælde kan både leverandør og køber reagere online og i realtid.

Alle leverandører kan inden for en foruddefineret tidsramme afgive flere bud med henblik på at forbedre deres position. Auktionen slutter, når der ikke er flere bud. Andre typer af e-auktionsformater omfatter ticker auktioner (såkaldte hollandsk eller japansk auktion).

Bedre priser og lettere forhandlinger??
”E-auktioner kan med fordel anvendes, når der er tale om sourcing efter de mere enkle varer eller ydelser, men ikke hvis der ligger mere komplicerede specifikationer bag indkøbet”, forklarer Henrik Sjøqvist fra Basware og supplerer: ”Det primære mål for en e-auktion er at få den bedste pris fra leverandørerne, men et sekundært mål er at nedbringe antallet af leverandører på en mere tidsoptimerende måde”.

Og i en sourcing proces er det typisk forhandlingerne med en mangfoldighed af leverandører, der er meget tidskrævende. Virksomheder, der anvender e-auktioner, oplever at kunne barbere 30 procent af RFP processen (Request for Proposal).

Konsulent Ole Torp fra Valcon Management Consultants A/S har mere end 100 gennemførelser af e-auktioner bag sig. ”Min erfaring er, at kan man beskrive behovet, og er der minimum tre leverandører, som vil deltage, kan det sættes på en e-auktion. Det er også min erfaring, at hvis man har gjort forarbejdet grundigt, og behovet er beskrevet skarpt, kan man udmærket køre en e-auktion med helt op til 14-15 leverandører. E-auktioner er dog ikke så velegnet, hvis der er tale om strategiske leverandører og flaskehalsleverandører”.

Den gode forberedelse er nøglen?
Ole Torp fremhæver den gode forberedelse som nøglen til succesfulde e-auktioner, der skaber resultater. Det omfatter ifølge Ole Torp fx følgende:
• Med mindre der er tale om et meget klart defineret produkt eller ydelse, er det min klare anbefaling at gennemføre en online eller offline RFP, så alle ikke prismæssige spørgsmål er afklaret før e-auktioner, da der ikke er tid eller mulighed for dette undervejs.
• Iscenesættelse og kommunikation er væsentlig.
• Den valgte e-auktionsstrategi er afgørende for maksimering af resultatet – er det fx ”winner takes it all” eller både pris og kvalitet?

Værktøjet med den positive psykologiske effekt?Den omvendte auktion tilføjer et unikt forhandlingsaspekt til processen, da der er både objektivitet og gennemsigtighed for både købere og leverandører. Gennemsigtigheden blandt leverandørerne giver en positiv sideeffekt, hvor flere virksomheder oplever at få et bedre forhold til sine leverandører: ”E-auktioner flytter et eventuelt negativ fokus fra forhandlingssituationen mellem leverandør og indkøber, da det nu er leverandørerne, der konkurrerer med hinanden i stedet for”, slutter Henrik Sjøqvist.