Søstrene Grenes vej gennem coronakrisen

I normale tider udskiftes størstedelen af Søstrene Grenes sortiment løbende, og butikkerne modtager i omegnen af 100 nye varenumre hver uge. Det er en central del af forretningsmodellen hele tiden at tilbyde kunderne en ny oplevelse med nye varetilbud, så kunderne får lyst til at besøge butikkerne hyppigt.

Usikre forsyninger fra Kina
Den succesfulde butikskæde indførte i slutningen af 2019 et allokeringssystem udviklet i samarbejde med AGR Nordic, som fordeler varerne med højere præcision ned tidligere. Det nye system sørger – i normale tider - for, at butikkerne modtager et antal varer, der mere præcist matcher deres reelle tal og behov. Det er en stor fordel for både butikker, centrallageret i Årslev vest for Århus og indkøbsafdelingen.

Men de første kvartaler i 2020 har langt fra været normale tider. I februar blev størstedelen af butikskædens varer, som kommer fra Kina, ikke afskibet. ”Kina lukkede ned, og det betød, at 80 procent af vores vareforsyning blev usikker. Det gav naturligvis store udfordringer i planlægningen og forsyningen af varer ud til butikkerne, fordi vi frygtede, vi ville løbe tør for varer til vores butikker i løbet af foråret”, fortæller Jakob Skytt Gregersen.

Hov, nu lukker alle butikker
Men corona-problemet flyttede som bekendt hurtigt fra Kina til Europa, hvor alle søstrenes butikker bortset fra de norske og svenske lukkede ned i marts måned.

”Det vendte vores problem 180 grader. Fra at kæmpe med at få varerne afskibet fra Kina; skulle vi nu pludselig kæmpe for at undgå, at vi druknede i varer på centrallageret, fordi vi ikke kunne sende dem ud i butikkerne”, fortæller Jakob Skytt Gregersen.  

Butikskæden fik hurtigt bremset en stor del af ordrerne. De fleste af virksomhedens varer kommer fra Fjernøsten og har en transporttid på 6-8 uger med containerskibe, så der var selvfølgelig en vis ophobning af varer på centrallageret. 

”Vi sadlede hurtigt om og styrede vareforsyningen til butikkerne ud fra, hvad der 1) genererede den højeste omsætning for hver enkelt butik, og 2) sæsonbetonede varer som vi helst skal have solgt i denne sæson. Det lykkedes rimelig godt, fordi organisationen var dynamisk, og fordi vores planlægningssystem er fleksibelt”, fortæller han og supplerer:

”Vi havde faktisk i hele 2019 arbejdet målrettet på at nedbringe vores lagerniveauer ganske markant, og det viste sig nu at være en stor fordel. Hvis vi ikke havde fået nedbragt lagerniveauerne, ville vi ikke have været i stand til at absorbere ophobningen af varer i denne periode”, fortæller Jakob Skytt Gregersen.

Udbud-efterspørgsel balanceakten
Alt i alt har det altså været en stor udfordring for supply chain afdelingen i Søstrene Grene at balancere udbud med efterspørgsel i denne periode. Det er lykkedes nogenlunde og i hvert fald uden, at virksomheden er fuldstændig væltet. Jakob Skytt Gregersen fremhæver mindst tre faktorer, som han mener har været afgørende for krisestyringen:

1. Det har været muligt i samarbejde med leverandøren manuelt at korrigere i allokeringsparametrene – eller ”snyde” algoritmerne - i planlægningssystemet, så planlægningen bedre passede til den ekstraordinære situation. Det har for eksempel været nødvendigt at fjerne salgshistorik, fordi det i denne krise gav et helt forkert grundlag.

1. Der har været et usædvanligt stærkt og tæt samarbejde mellem indkøb, supply chain og Retail (som har den tætte kontakt med butikkerne). De tre afdelinger har haft møder en eller flere gange om ugen og har løbende korrigeret planlægningen, så ordrer hele tiden nogenlunde har matchet det forventede aftræk i butikkerne.  

1. E-handel er en kæmpefordel for en moderne detailkæde som et supplement til butikskanalen. Søstrene Grene havde i længere tid udviklet en ny e-handelsløsning, som havde planlagt lanceringsdato den 31. marts – kort tid efter at butikkerne lukkede ned. ”Det var et lucky punch af de store, fordi det viste sig, at kunderne var begejstrede, og omsætningen på denne kanal har været markant højere end forventet. Det viser sig også, at e-handlen faktisk styrker butikshandlen, fordi mange kunder for eksempel bruger hjemmesiden til at orientere sig i, før de går i butikken”, fortæller han. Tanken med satsningen er, at man skal stoppe med at se fysiske butikker og onlinebutikker som forskellige salgskanaler. Kunderne er i princippet ligeglade med, om de køber varen det ene eller det andet sted, men i dagens detailhandel er det mere afgørende end tidligere at kunne tilbyde begge dele.

Butikskæden har opstillet salgsforventninger til tredje og fjerde kvartal, der går på trinvis øgning af salget, så kæden ved juletid forventer at være oppe i fulde omdrejninger igen. Det danner så også grundlag for supply chain planning og allokering af varer til butikker i de to kvartaler. 

Tre læringer af krisen 
”Det har været og er stadig hektisk, vanskeligt og kaotisk at styre balancen mellem udbud og efterspørgsel. Det er svært at detailplanlægge, og det bliver ikke nemmere af, at det skal foregå online uden fysiske møder. Onlinemøderne har foregået bedre end, jeg havde forventet; men det er stadig en komplicerende faktor”, fortæller Jakob Skytt Gregersen.

Han peger på tre læringer af denne krise: 

1. På den korte bane er det nødvendigt at være ekstremt agil, dynamisk og reagere hurtigt. Det gælder både it-systemer, processer og medarbejdere, der alle skal have evnen til at reagere agilt. Systemmæssigt var Søstrene Grene i stand til sammen med leverandøren at ”snyde” planlægningssystemet og manuelt opstille nye parametre for allokeringen af varer til de 250 butikker. Organisatorisk har krisen vist, at tæt dialog på tværs af indkøb, logistik og den kommercielle del af forretningen er helt afgørende.

1. På den mellemlange bane er det vigtigt at justere forecastet til de usædvanlige forhold, så grundlaget for supply chain planning er nogenlunde korrekt.

1. På den lange bane skal risikostyringen prioriteres højt. Det gælder særligt forsyningssiden. Skal butikskæden for eksempel indføre mere dual sourcing eller near sourcing? På salgssiden vil butikskæden videreudvikle e-handelskanalen, så den for eksempel også tilbyder klik & hent.